مغایرت‌گیری بانکی؛ اختلاف حساب بانک و دفاتر را چطور پیدا کنیم؟

گاهی مدیر از موجودی حساب بانکی می‌پرسد و دو پاسخ متفاوت می‌شنود: اینترنت‌بانک یک مبلغ را نشان می‌دهد، اما گزارش حسابداری مبلغ دیگری دارد. این اختلاف لزوماً به معنی گم‌شدن پول نیست؛ ممکن است کارمزدی هنوز ثبت نشده باشد یا یک پرداخت، در دفاتر و بانک در دو زمان متفاوت منعکس شده باشد. بااین‌حال، تا علت اختلاف روشن نشود، نمی‌توان فهمید کدام ثبت باید اصلاح شود و کدام موضوع فقط به پیگیری نیاز دارد.

مغایرت‌گیری بانکی یعنی گردش و ماندهٔ یک حساب را در سوابق شرکت با صورت‌حساب همان حساب مقایسه کنیم و برای تفاوت‌ها توضیح مستند پیدا کنیم. هدف، برابرکردن ظاهری دو عدد نیست؛ باید بتوانیم نشان دهیم هر اختلاف از کجا آمده و چه اقدامی برای آن لازم است.

پیش از تطبیق، مطمئن شوید دو گزارش را درست انتخاب کرده‌اید

برای شروع، صورت‌حساب بانک، گردش حساب بانک در نرم‌افزار حسابداری و گزارش مغایرت دورهٔ قبل را کنار هم بگذارید. هر دو گزارش باید مربوط به یک حساب، یک بازه و یک تاریخ پایان باشند؛ مقایسهٔ موجودی امروز اینترنت‌بانک با ماندهٔ پایان ماه حسابداری، اختلافی ایجاد می‌کند که ممکن است صرفاً ناشی از تراکنش‌های چند روز اخیر باشد. در گزارش بانک نیز ماندهٔ پایان دوره را مبنا بگیرید، نه موجودی قابل‌برداشت لحظه‌ای که ممکن است تحت تأثیر محدودیت‌های حساب باشد.

واحد پول را هم در همان ابتدا بررسی کنید. اگر خروجی بانک ریالی است و جدول کاری را به تومان تهیه می‌کنید، تبدیل واحد باید برای تمام مبالغ یکسان و روشن باشد. همچنین، اقلام حل‌نشدهٔ دورهٔ قبل را به بررسی این دوره بیاورید؛ وگرنه ممکن است دنبال اختلافی بگردید که منشأ آن پیش از شروع بازهٔ تازه بوده است. برای ترتیب کلی کار، می‌توانید به راهنمای مغایرت‌گیری Xero مراجعه کنید.

هر مبلغ برابر، لزوماً همان تراکنش نیست

پس از آماده‌کردن گزارش‌ها، دریافت‌ها و پرداخت‌ها را با هم تطبیق دهید. مبلغ نشانهٔ خوبی برای شروع است، اما به‌تنهایی کافی نیست؛ برای مثال، ممکن است دو مشتری در یک روز مبالغ یکسانی واریز کرده باشند. برای تشخیص ارتباط هر تراکنش، تاریخ، شمارهٔ پیگیری، نام طرف معامله و مدارک دریافت یا پرداخت را هم ببینید. تنها وقتی ارتباط روشن شد، آن قلم را تطبیق‌یافته علامت بزنید.

تطبیق را در هر دو جهت انجام دهید: از صورت‌حساب بانک به دفاتر بروید تا تراکنش‌های ثبت‌نشده در حسابداری پیدا شوند، سپس اقلام دفاتر را با بانک مقایسه کنید تا ثبت‌های تکراری یا پرداخت‌هایی را که هنوز در صورت‌حساب بانک نیامده‌اند، پیدا کنید. اگر نرم‌افزار پیشنهاد تطبیق می‌دهد، موارد مشابه یا مبهم را با مدرک بررسی کنید؛ پیشنهاد نرم‌افزار جای تشخیص ماهیت تراکنش را نمی‌گیرد. در مستندات تطبیق بانکی مایکروسافت نیز امکان بررسی جزئیات تطبیق، تطبیق دستی و رسیدگی به اقلام بدون تطبیق جدا شده است.

اختلاف زمانی را از ثبت جاافتاده جدا کنید

بعد از تطبیق، اقلامی باقی می‌مانند که معمولاً «اقلام باز» نامیده می‌شوند. برای هرکدام ابتدا مشخص کنید آیا یک رویداد درست ثبت شده ولی هنوز در طرف دیگر دیده نمی‌شود، یا اساساً ثبت ناقص و اشتباهی وجود دارد. پاسخ این پرسش تعیین می‌کند که باید سند حسابداری تهیه کنید یا وضعیت تراکنش را پیگیری کنید.

برای نمونه، اگر کارمزد بانکی در صورت‌حساب دیده می‌شود اما در دفاتر نیست، پس از بررسی ماهیت و مبلغ، ثبت آن در حسابداری لازم است. در مقابل، اگر چک صادرشده قبلاً از حساب بانک در دفاتر کسر شده ولی هنوز از بانک پرداخت نشده است، صرف این فاصلهٔ زمانی دلیل ثبت دوبارهٔ پرداخت نیست؛ چک در صورت مغایرت باقی می‌ماند تا وضعیت پرداخت آن روشن شود. اگر هنگام صدور چک، حساب بانک در دفاتر تغییر نکرده باشد، نمی‌توانید همین روش را بدون بررسی به کار ببرید؛ ابتدا ببینید نرم‌افزار شما چک را در چه حسابی ثبت کرده است. توضیح اقلام معمول مغایرت بانکی در Xero تفاوت کارمزد ثبت‌نشده و چک پرداخت‌نشده را نشان می‌دهد.

همین منطق دربارهٔ ثبت تکراری هم کاربرد دارد. اگر یک پرداخت واقعی دو بار در دفاتر آمده باشد، لازم است ثبت اضافی اصلاح شود؛ اما اگر دو برداشت واقعی در بانک رخ داده باشد، موضوع فقط اشتباه ثبت نیست و باید علت پرداخت دوم را بررسی کنید. برای پیشگیری از تکرار این وضعیت، مقالهٔ کنترل‌های جلوگیری از پرداخت تکراری فاکتور می‌تواند مکمل این بررسی باشد.

یک مثال فرضی: چرا ۱۴۵ و ۱۲۸ هر دو به ۱۳۰ می‌رسند؟

فرض کنید در پایان یک ماه، ماندهٔ صورت‌حساب بانک یک شرکت ۱۴۵ میلیون تومان و ماندهٔ همان حساب در دفاتر ۱۲۸ میلیون تومان است. حسابدار با بررسی مدارک، سه مورد زیر را پیدا می‌کند و فرض می‌کنیم اختلاف دیگری وجود ندارد:

در سمت بانک، با کسر چک پرداخت‌نشده، ماندهٔ تعدیل‌شده برابر با ۱۳۰ میلیون تومان می‌شود: ۱۴۵ منهای ۱۵. در سمت دفاتر هم با افزودن دریافت مشتری و کسر کارمزد، به همین مبلغ می‌رسیم: ۱۲۸ به‌اضافهٔ ۳ و منهای ۱.

حالا حسابدار دریافت مشتری و کارمزد را با مدارک مربوط ثبت می‌کند؛ دریافتِ این مثال بابت تسویهٔ طلب قبلی است و نباید دوباره فروش تلقی شود. اما برای چک ۱۵ میلیون تومانی، ثبت پرداخت تازه‌ای لازم نیست، چون طبق فرض مثال قبلاً از حساب بانک در دفاتر کسر شده است. تا وقتی بانک آن را پرداخت نکرده، این قلم در گزارش مغایرت باقی می‌ماند. بنابراین برابرشدن مانده‌های تعدیل‌شده به این معنی نیست که صورت‌حساب بانک هم همان لحظه ۱۳۰ میلیون تومان نشان خواهد داد.

با قلمی که علتش معلوم نیست چه کنیم؟

اگر برداشت یا واریزی را نمی‌شناسید، صرفاً برای بستن گزارش آن را هزینه، درآمد یا تسویهٔ یک مشتری در نظر نگیرید. ابتدا شرح بانک، شمارهٔ پیگیری و مدارک داخلی را بررسی کنید و از مسئول مربوط توضیح بخواهید. اگر احتمال خطای بانک یا تراکنش غیرمجاز وجود دارد، پیگیری را به دورهٔ بعد موکول نکنید.

ممکن است حسابدار با توجه به اطلاعات موجود، ثبت موقتی را در حسابی مناسب تشخیص دهد؛ اما ثبت موقت، علت تراکنش را روشن نمی‌کند و پرونده را نمی‌بندد. حساب واسط باید پس از مشخص‌شدن ماهیت قلم، بررسی و اصلاح شود. آموزش اصلاح اشتباهات ACCA نیز حساب معلق را محل نگهداری موقت ثبت تا تعیین حساب درست توضیح می‌دهد.

گزارش چه زمانی برای مدیر قابل استفاده است؟

پس از ثبت اصلاحات، ماندهٔ دفاتر را دوباره بگیرید و آن را با صورت مغایرت کنترل کنید. برای اقلامی که هنوز باز هستند، مبلغ، مدرک، علت باقی‌ماندن و مسئول پیگیری را بنویسید تا بررسی ماه بعد از صفر شروع نشود. بهتر است فردی غیر از تهیه‌کننده نیز گزارش و مدارک مهم آن را مرور کند؛ به‌ویژه اگر همان فرد، پرداخت‌ها را هم انجام می‌دهد.

برابرشدن دو مانده به‌تنهایی همهٔ اشتباهات را آشکار نمی‌کند. مثلاً اگر واریز یک مشتری در حساب مشتری دیگری ثبت شده باشد، ممکن است ماندهٔ بانک درست باشد، اما حساب مشتریان همچنان نیاز به اصلاح داشته باشد. پس تطبیق بانک، جای بررسی سایر حساب‌ها را نمی‌گیرد. راهنمای آموزشی AccountingCoach هم بر ثبت اصلاحات دفاتر، بازبینی مانده پس از اصلاح و محدودیت اتکا به برابری اعداد تأکید دارد.

برای مرور مدیریتی، از حسابدار بخواهید گزارش را همراه با توضیح اصلاحات انجام‌شده و فهرست اقلام باز ارائه کند. با این اطلاعات می‌توانید تشخیص دهید کدام اختلاف برطرف شده، کدام پرداخت هنوز در جریان است و کدام مورد به تصمیم یا پیگیری شما نیاز دارد. اگر مانده‌ها در چند دوره پشت سر هم قابل توضیح نیستند، بررسی گردش حساب و روش ثبت دریافت‌ها و پرداخت‌ها در چارچوب خدمات حسابداری مالیاد، نقطهٔ شروع مناسبی برای پیدا‌کردن علت است.