گزارش سنی مطالبات؛ کدام طلب را اول پیگیری کنیم؟

وقتی مدیر می‌پرسد «چقدر از مشتریان طلب داریم؟»، ماندهٔ حساب‌ها فقط بخشی از پاسخ را می‌دهد. برای تصمیم‌گیری دربارهٔ وصول، باید بدانیم کدام مبلغ هنوز در مهلت پرداخت است، کدام طلب دیر شده و چه چیزی پرداخت آن را عقب انداخته است. گزارش سنی مطالبات این تفاوت‌ها را نشان می‌دهد؛ به شرط آنکه تاریخ‌ها و مانده‌ها درست باشند و نتیجهٔ گزارش به پیگیری مشخصی برسد.

در این راهنما، گزارش را برای مدیریت وصول فروش‌های نسیه تهیه می‌کنیم. بازه‌های زمانی و روال پیگیری، پیشنهاد مدیریتی‌اند؛ از آن‌ها نمی‌توان حکم خودکار دربارهٔ سوخت‌شدن طلب، ثبت ذخیره یا اقدام حقوقی استخراج کرد.

گزارش سنی مطالبات را از سررسید بخوانید

گزارش سنی، مبلغ پرداخت‌نشدهٔ فاکتورها را در یک تاریخ مشخص، بر اساس سن آن‌ها دسته‌بندی می‌کند. مبنای سن اهمیت دارد: فاصله از تاریخ صدور نشان می‌دهد فاکتور چند روز پیش صادر شده، اما فاصله از سررسید نشان می‌دهد پرداخت چند روز عقب افتاده است. برای پیگیری دیرکرد، در این مقاله مبنای دوم را انتخاب می‌کنیم.

برای نمونه، فاکتوری که بیست روز پیش صادر شده و مهلت پرداخت چهل‌روزه دارد، هنوز معوق نیست. اگر نرم‌افزار آن را در گروه «فاکتورهای بیست‌روزه» نشان دهد، عنوان ستون را بررسی کنید؛ شاید گزارش بر اساس تاریخ صدور تنظیم شده باشد. راهنمای Xero دربارهٔ گزارش سنی نیز مطالبات سررسیدنشده را از بازه‌های دیرکرد جدا می‌کند.

برای شروع می‌توانید این ستون‌ها را داشته باشید: «سررسیدنشده یا سررسید امروز»، «۱ تا ۳۰ روز تأخیر»، «۳۱ تا ۶۰ روز»، «۶۱ تا ۹۰ روز» و «بیش از ۹۰ روز». این مرزها را بدون هم‌پوشانی تعریف کنید تا هر مانده فقط در یک گروه قرار بگیرد. انتخاب بازه‌های کوتاه‌تر برای کسب‌وکاری با مهلت‌های پرداخت کوتاه، می‌تواند مفیدتر باشد؛ مهم آن است که در مقایسهٔ گزارش‌های متوالی، مبنا ثابت بماند.

پیش از تحلیل، ماندهٔ هر فاکتور را قابل پیگیری کنید

یک تاریخ برای گزارش انتخاب کنید و آن را بالای خروجی بنویسید. سپس برای هر فاکتور، شناسهٔ مشتری، شمارهٔ فاکتور، سررسید معتبر و ماندهٔ تسویه‌نشده در همان تاریخ را کنار هم قرار دهید. اگر سررسید مشخص نیست، آن را از توافق و مدارک معامله بررسی کنید؛ حدس‌زدن تاریخ، ظاهر گزارش را کامل می‌کند ولی نتیجهٔ آن را قابل اتکا نمی‌کند.

مبلغ اولیهٔ فاکتور با ماندهٔ طلب تفاوت دارد. اگر از فاکتور ۹۰ میلیون تومانی، ۳۰ میلیون تومان دریافت و به همان فاکتور تخصیص داده شده باشد، مبلغی که برای پیگیری باقی می‌ماند ۶۰ میلیون تومان است. دریافت‌هایی که هنوز معلوم نیست مربوط به کدام فاکتورند، باید جداگانه بررسی شوند تا مشتریِ پرداخت‌کننده اشتباهاً در فهرست تماس قرار نگیرد.

پیشنهاد عملی این است که حسابدار پیش از تحویل گزارش به مدیر، جمع مانده‌های آن را با حساب‌های دریافتنیِ دارای همان دامنه و تاریخ تطبیق دهد و علت اختلاف را بنویسد. اگر بخشی از دریافتنی‌ها خارج از گزارش است، همان بخش را در تطبیق جدا کند. مستند مایکروسافت دربارهٔ کاربرد گزارش دریافتنی‌ها نیز تطبیق حساب‌های مشتریان با حساب‌های دریافتنی دفتر کل و بررسی اختلاف‌ها را از کاربردهای گزارش می‌داند.

برای گزارش تاریخی، دریافت بعد از تاریخ گزارش را از ماندهٔ آن روز کم نکنید. می‌توانید وصول بعدی را در یادداشتی جدا نشان دهید؛ در غیر این صورت، مدیر دیگر نمی‌بیند در تاریخ مورد بررسی واقعاً چه مبلغی باز بوده است.

مثال فرضی: از ۳۱۰ میلیون تومان طلب، کدام بخش دیر شده است؟

فرض کنید یک شرکت، در تاریخ انتخاب‌شده برای گزارش، فقط چهار فاکتور باز دارد. تمام مبالغ این مثال فرضی به میلیون تومان‌اند و دریافت‌های ذکرشده تا همان تاریخ انجام و به فاکتور مربوط تخصیص داده شده‌اند؛ برگشت یا تعدیل دیگری هم وجود ندارد.

فاکتور «الف» ۱۲۰ میلیون تومان است و هنوز دریافتی ندارد. از فاکتور «ب» به مبلغ ۹۰ میلیون، ۳۰ میلیون وصول شده و از فاکتور «پ» به مبلغ ۸۰ میلیون، ۲۰ میلیون دریافت شده است. فاکتور «ت» نیز ۷۰ میلیون تومان مانده دارد. پس گزارش، به‌جای جمع مبالغ اولیه، این مانده‌ها را نشان می‌دهد:

جمع مطالبات ۳۱۰ میلیون تومان است: ۱۲۰ + ۶۰ + ۶۰ + ۷۰. از این مبلغ، ۱۹۰ میلیون تومان سررسید گذشته و ۱۳۰ میلیون تومان بیش از سی روز تأخیر دارد. بنابراین سهم مطالبات با تأخیر بیش از سی روز از کل مطالبات، حدود ۴۱٫۹ درصد است: ۱۳۰ تقسیم بر ۳۱۰، ضرب در ۱۰۰.

این درصد به‌تنهایی خوب یا بد بودن مشتریان را ثابت نمی‌کند. برای استفاده از آن باید علت دیرکرد را بدانیم و در گزارش بعدی، با همین تعریف مقایسه کنیم. کاهش درصد نیز لزوماً نتیجهٔ وصول نیست؛ ممکن است فروش نسیهٔ تازه، مبلغ کل مطالبات را بالا برده باشد. پس مبلغ هر گروه را همراه درصد آن ببینید.

گزارش را به برنامهٔ پیگیری تبدیل کنید

قدیمی‌ترین طلب، نقطهٔ شروع مناسبی برای بررسی است، اما برنامهٔ تماس را فقط با مرتب‌کردن روزهای تأخیر نبندید. مبلغ طلب، علت اختلاف و تعهدهای قبلی مشتری هم در تصمیم اثر دارند. راهنمای مدیریت دریافتنی‌های ACCA گزارش سنی را در کنار کنترل میزان استفاده از سقف اعتبار بررسی می‌کند؛ یعنی سن طلب، تمام اطلاعات موردنیاز مدیر نیست.

در ادامهٔ همان مثال فرضی، اگر فاکتور «ت» بر سر مقدار کالای تحویلی اختلاف دارد، تکرار درخواست پرداخت بدون بررسی مدرک تحویل، مسئله را حل نمی‌کند. مسئول فروش یا تحویل باید اختلاف را روشن کند و نتیجه به حسابداری برسد. این بررسی به معنی حذف مانده نیست؛ تغییر مانده به مدرک و ثبت مربوط نیاز دارد.

اگر مشتری فاکتور «ب» وعده دهد هفتهٔ آینده ۲۰ میلیون تومان بپردازد، وعده را با تاریخ و مبلغ ثبت کنید، اما ماندهٔ ۶۰ میلیون تومانی را به ۴۰ میلیون کاهش ندهید. وعده، وصول نیست. برای هر پیگیری، نام مسئول، آخرین پاسخ مشتری و تاریخ اقدام بعدی را بنویسید تا نفر بعدی ناچار نباشد ماجرا را از ابتدا دنبال کند.

روال پیشنهادی می‌تواند چنین باشد: حسابدار مانده را تأیید کند، مسئول پیگیری با مشتری تماس بگیرد و پاسخ را ثبت کند؛ سپس مدیر دربارهٔ موارد نیازمند تصمیم، مانند درخواست مهلت تازه یا فروش نسیهٔ بیشتر، نظر بدهد. راهنمای Business Queensland دربارهٔ سیاست پیگیری پرداخت نیز بر روشن‌بودن زمان و مسئول پیگیری تأکید دارد. اینجا از اصل مدیریتی آن استفاده می‌کنیم؛ مقررات استرالیا مبنای تکلیف کسب‌وکار ایرانی نیست.

در مرور بعدی، نتیجهٔ پیگیری را بسنجید

برای شروع، یک مرور هفتگی پیشنهاد می‌شود؛ فاصلهٔ مرور را با حجم فروش و نیاز نقدینگی خود تنظیم کنید. در هر مرور، ببینید از مانده‌های قبلی چه مبلغی واقعاً وصول شده، کدام وعده‌ها عملی نشده و چه اختلاف‌هایی هنوز مسئول یا اقدام بعدی ندارند. صرف جابه‌جاشدن فاکتور از یک ستون سنی به ستون بعدی، پیشرفت در پیگیری محسوب نمی‌شود.

تاریخ سررسید را فقط برای جوان‌تر نشان‌دادن طلب تغییر ندهید. اگر مهلت تازه‌ای توافق شده، سابقهٔ موعد قبلی و مبنای تغییر را نگه دارید تا مدیر بتواند تمدید مهلت را از پرداخت به‌موقع تشخیص دهد. همچنین طلب قدیمی را بدون اطلاعات تکمیلی «قطعاً وصول‌نشدنی» ننامید؛ گزارش سنی برای طرح پرسش و اولویت‌بندی است.

پس از روشن‌شدن زمان‌های محتمل دریافت، می‌توانید آن‌ها را وارد پیش‌بینی جریان نقدی ۱۳ هفته‌ای کنید و وعده‌های نامطمئن را جدا بررسی کنید. اگر مشکل اصلی، اختلاف مانده‌ها و پراکندگی سوابق است، ابتدا فرایند ثبت و تطبیق را اصلاح کنید؛ این مسئله در دامنهٔ خدمات حسابداری مالیاد قرار می‌گیرد. نقطهٔ شروع، یک فهرست قابل اتکا از فاکتورهای باز است که کنار هر مورد آن، اقدام بعدی مشخص باشد.